Podstawowe pytania

Wybór drukarki do biura – kompendium wiedzy przy zakupie kopiarki w 2024

Drukarka, kopiarka, urządzenie wielofunkcyjne – gdy szukasz urządzenia typu ksero do firmy lub
biura, wpadasz w gąszcz nazw, modeli, marek, specyfikacji i nie wiesz co wybrać. Ten poradnik
rozprawi się z wszystkimi aspektami i ułatwi ci wybór.

Czego właściwie potrzebuję?

To pytanie, które powinieneś sobie zadać jako pierwsze. Kiedyś kopiarki tylko kopiowały, a
drukarki tylko drukowały, obecnie większość sprzętów biurowych to urządzenia wielofunkcyjne, a
pojęcia mocno się zatarły. Zastanów się, co jest dla Ciebie i Twojej firmy najważniejsze. Rozmiar,
prędkość, możliwość drukowania z telefonu, zszywanie lub składanie wydruków? Kopiarki oprócz
podstawowych funkcji pozwalają na drukowanie po Wi-Fi, z telefonu, łączność za pomocą NFC,
drukowanie bezpośrednio z MS Teams, stosowanie kart dostępu lub PINów i wiele innych. Dla
niektórych użytkowników to zbędne gadżety, dla innych niezbędne parametry przy wyborze. Ale
zaczynając od postaw…

Mono? Kolor? Prędkość wydruku?

Szukasz urządzenia, które drukuje w kolorze czy monochromatycznego? Ten parametr wpływa
nie tylko na koszt urządzenia, ale również na koszt eksploatacji.
Jaka prędkość Cię interesuje? Podstawowe modele drukują z prędkością 20/25 stron na minutę,
bardziej zaawansowane do 45, a te wysokowydajne nawet 80 i więcej stron na minutę. W większości
biur sprawdzają się urządzenia o prędkości 25-35 stron/min., ale być może jest to dla Ciebie istotny
parametr, zwłaszcza, gdy drukujesz długie dokumenty (czyli np. umowy, akty notarialne, a nie
pojedyncze faktury czy krótkie pliki).

Ile drukuję miesięcznie?

Z poprzednim parametrem pośrednio łączy się inny – czy wiesz ile Twoje biuro drukuje stron w
miesiącu? Innego urządzenia szuka się do biura drukującego 500 kartek miesięcznie, a innego, jeśli
drukujesz ich 20 000. Pomyśl ile ryz papieru zużywasz w miesiącu, jak często kupujesz papier – im
większe obciążenie drukiem, tym ważniejsza jest dla Ciebie decyzja o zakupie sprzętu biurowego.

Jedna, czy wiele kopiarek?

Do małego biura zazwyczaj wystarcza jedna, jednak jeśli w biurze pracuje wiele osób i znajdują się
one w większych odległościach od siebie, być może potrzebujesz więcej niż jednego urządzenia. Jeśli
Twoja firma ma już jakieś urządzenie, pomyśl, co najbardziej Wam doskwiera – ciągłe wstawanie i
przekopywanie się przez wydruki innych, czy inne parametry, których nie rozwiąże drugie
urządzenie?

Czy rozmiar ma znaczenie?

Czy masz miejsce na urządzenie wolnostojące? Takie kopiarki umożliwiają najczęściej drukowanie
w formacie A3 lub SRA3, zajmują również więcej miejsca niż modele nabiurkowe, na które znajdzie
się miejsce w prawie każdej przestrzeni biurowej. Większe urządzania to prawie zawsze niższe koszty
eksploatacji niż w przypadku nabiurkowych kopiarek A4. Warto zrobić rachunek zysków i strat
również w tym aspekcie.

Czy zakup to koniec wydatków?

Biura o dużych potrzebach powinny zwrócić szczególną uwagę na koszty eksploatacji kopiarek. Na
nic tania kserokopiarka, jeśli toner do niej kosztuje prawie tyle, co nowe urządzenie. Oprócz tonera,
kopiarki wymagają wymiany bębnów (lub kartridżów w niektórych modelach) oraz innych

materiałów, tak jak samochód oprócz paliwa potrzebuje wymiany klocków hamulcowych i czasem
również innych komponentów.

Ile to wszystko kosztuje?

Niezależnie od Twojego zapotrzebowania, ważnym aspektem przy wyborze kopiarki jest jej cena.
Nowe urządzenie wielofunkcyjne to koszt od kilku do kilkunastu tysięcy złotych, przy czym często im
tańsze urządzenie w zakupie, tym droższe w eksploatacji. Dodatkowe kasety na papier (bardzo
przydatne, jeśli drukujemy np. na kopertach lub nietypowych formatach), finiszery – urządzenia
zszywające czy składające wydruki w broszury – to dodatkowe opcje, których ceny również trzeba
uwzględnić planując budżet na zakup. Na szczęście nasza firma wychodzi naprzeciw wysokim cenom
kopiarek oferując również urządzenia poleasingowe oraz inne niż zakup formy finansowania.

Czy dałoby się jakoś taniej?

Kopiarki poleasingowe to nasze sprawdzone urządzenia, które były już używane przez innych
klientów. Jeśli zależy Ci na zakupie, a nie możesz lub nie chcesz ponieść kosztu nowego sprzętu,
zapytaj nas o kopiarki używane. Są przez nas sprawdzone, dajemy własną gwarancję, że będą działały
bez zarzutu. Swoje urządzenia, zarówno kupione u nas, po upływie czasu gwarancji, jak i wszystkie
inne, możesz serwisować w naszej firmie. Posiadamy duże doświadczenie w wielu markach, a nasi
technicy chętnie podejmują się napraw niezależnie od poziomu wyzwania, jakie urządzenie przed
nimi stawia.

Nie chcę wydawać dużej kwoty naraz

Coraz bardziej popularnymi formami finansowania stają się wynajem oraz leasing, każdą kopiarkę
w naszej ofercie możesz wynająć, żeby zamiast jednorazowego dużego kosztu, rozłożyć wydatek na
przyjemne dla budżetu małe kwoty. W cenie wynajmu znajduje się pełna obsługa materiałowo-
serwisowa, więc płacisz za pewność, że Twoja firma będzie zawsze miała dostęp do drukowania.
Wszystkie materiały eksploatacyjne, naprawy, konserwacje są w cenie. Możesz zdecydować się na
urządzenie nowe, o atrakcyjnym wyglądzie i najnowszych udogodnieniach lub poprzestać na modelu
poleasingowym i cieszyć się niską ceną.

A jeśli nadal nie wiem, czego potrzebuję?

Wybór urządzenia drukującego do firmy to spora zagwozdka, na rynku dostępnych jest bardzo
wiele modeli i wariantów. Nowe urządzenia są ciągle udoskonalane i unowocześniane, wychodzą
naprzeciw ciągle zmieniającym się potrzebom klientów. Wyposażony w nasz poradnik wiesz już, na co
zwrócić uwagę, a jeśli nadal Ci mało – za dwa tygodnie udostępnimy nasze zestawienie najlepszych
kopiarek do biura 2024. Możesz też zadzwonić – przedstaw nam swoje potrzeby, a my znajdziemy
kopiarkę uszytą na miarę Twoich potrzeb. Wybór należy do Ciebie, a my chętnie Ci w nim pomożemy.

Zobacz również